20 tips om återkoppling

Alla medarbetare kan bidra till kollegornas kompetensutveckling och företagets konkurrenskraft genom att ge beröm och konstruktiv kritik. När medarbetarna känner tillit och är hjälpsamma mot varandra blir samarbetet mer effektivt, kreativiteten ökar och kvaliteten blir högre.

Här är Westanders 20 tips om hur en enskild medarbetare kan bidra till en god återkopplingskultur på arbetsplatsen och hur företagsledningen kan sätta återkopplingen i system.

Läs mer om vår heldagskurs Kommunikativt ledarskap och hör gärna av dig till Birger Lycken om du vill ha fler tips.

Tips till medarbetaren

1

Slösa med uppskattning

Beröm skapar stolthet, tillit och engagemang. Slösa därför med uppskattning till kollegor när de har gjort något bra. Ge minst fem gånger så många positiva kommentarer som kritik.

2

Ge beröm i plenum

Visa din uppskattning både enskilt och inför andra. Beröm också gärna en icke närvarande kollega inför en annan kollega. Då bidrar du till en kultur där alla pratar väl om varandra.

3

Var konkret i ditt beröm

Berätta om ett specifikt agerande eller en specifik prestation som du uppskattar hos din kollega, och om hur det får dig att känna. Konkret beröm är mer effektivt än allmänt glada tillrop.

4

Kritisera i enrum

Bidra till en kollegas kompetensutveckling genom att ge kritik i enrum – aldrig inför andra. Konstruktiv kritik är avsedd som en hjälp till kollegan.

5

Ge kritik snabbt

Framför om möjligt kritik i nära anslutning till den händelse du reagerat på. Dels finns händelsen då i färskt minne, dels avdramatiseras situationen av en snabb återkoppling.

6

Var saklig i din kritik

Kritisera aldrig en kollegas personlighet, utan beskriv i stället sakligt och konkret vad mottagaren har gjort eller sagt. Utelämna eventuell historik som du inte tidigare tagit upp.

7

Utgå från dig själv

Formulera din kritik utifrån din egen känsla inför kollegans agerande, vad som är viktigt för dig och vilken förändring du önskar. Tala bara för dig själv, inte för andra.

8

Kompetensutveckla dig

Passa på att utveckla din egen kompetens som konstruktiv kritiker: ”Tyckte du att jag gav den här kritiken på ett bra sätt?” Då visar du både egen ödmjukhet och att du litar på kollegans omdöme.

9

Be om återkoppling

Det är jobbigt att ge konstruktiv kritik, och mycket enklare att låta bli. Bjud därför in till kritik: ”Vad gjorde jag bra den här gången? Vad kan jag göra ännu bättre nästa gång?”

10

Tacka, fundera och återkoppla

Tacka alltid för konstruktiv kritik. Fundera därefter igenom om du tycker att kritiken är berättigad eller inte. Återkoppla sedan om hur du vill agera framöver.

Tips till ledningsgruppen

11

Prata om syftet

Prata mycket om syftet med att etablera en återkopplingskultur – att den bidrar till medarbetarnas kompetensutveckling och stärker företagets konkurrenskraft. Då ökar motivationen att bidra.

12

Fokusera på beröm

Betona att en god återkopplingskultur bygger på att medarbetarna får höra minst fem gånger så många positiva kommentarer som kritik. Fokus på beröm gör återkoppling mer lustfyllt.

13

Var ett föredöme

Varje chef bör agera föredöme genom att själv ösa beröm över medarbetarna. Var konstruktiv i kritiken, och framför den muntligen och i enrum. Efterfråga ofta återkoppling på egna insatser.

14

Coacha medarbetare

Uppmana medarbetare att återkoppla mycket, och att aldrig kritisera någon som inte är närvarande. Uppmuntra alla att ge både beröm och kritik direkt till den som är berörd.

15

Ta fram en tipslista

Ta fram en tipslista med praktiskt användbara metoder för återkoppling. Involvera de anställda i både framtagande och uppdateringar. Det sänder en signal om hur viktig frågan är för företaget.

16

Utvärdera arbetsinsatser

Uppmuntra medarbetare att alltid utvärdera sina egna arbetsinsatser genom att ställa två frågor till varandra: ”Vad gjorde jag bra den här gången? Vad kan jag göra ännu bättre nästa gång?”

17

Använd rekryteringen

Berätta om företagets återkopplingskultur och ställ frågor om återkoppling vid alla rekryteringar. Tydliggör att ni söker personer med god självkänsla, som har lättare att hantera återkoppling.

18

Introducera nyanställda

Inkludera tipslistan om återkoppling i introduktionsmaterialet till nyanställda. Be nya kollegor att komma med frågor och förbättringsförslag på tipsen.

19

Ställ frågor i utvecklingssamtal

Gör ömsesidig återkoppling till rutin under utvecklingssamtalen. Låt både medarbetare och chef svara på två frågor: ”Vad är jag mycket bra på? Vad kan jag förbättra under det närmaste året?”

20

Gör regelbundna mätningar

Gör en årlig mätning bland medarbetarna: ”I vilken grad tycker du att vi har en god återkopplingskultur?” Använd resultatet för att synliggöra värdet av återkopplingskulturen.