Pressmeddelandet sammanfattar er nyhet i ett kort och överskådligt format. Ett pressmeddelande är också en bra grund om ni ska erbjuda er nyhet till en utvald redaktion eller lansera den på något annat sätt.
Baserat på en enkel mall kan de flesta lära sig att skriva bra pressmeddelanden. Här följer våra bästa tips.
Läs mer om vår heldagskurs Skapa publicitet.
Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet.
Pressmeddelanden är färskvaror. Datera därför väl synligt under er logotyp, förslagsvis enligt modellen ”Pressmeddelande den 14 november 2017”. Undvik svårtydd datering med enbart siffror och onödig avsändarort.
En bra rubrik är kort, slagkraftig och redovisar nyheten. Hos TT får den inte vara längre än 36 tecken. Tänk nyhetsmässigt och låt er inspireras av medias ofta fyndiga och intresseväckande formuleringar.
Skriv en ingress i fet stil som på 2-4 rader sammanfattar hela nyheten. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.
Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Ett par kärnfulla uttalanden gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra.
Ange webbadressen till ett bildarkiv med talespersoner och relevanta miljöer. Bra bilder för fri publicering ökar chansen att resultatet blir en illustrerad artikel i stället för en liten notis.
Inkludera kontaktuppgifter till talespersonen och eventuellt andra personer som kan ge ytterligare information. Telefonnummer, mobilnummer och mejladress bör finnas med.
Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd en mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten. Glöm inte att ange er webbadress.
Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan ofta vara klokt. Om det lyckas sänder ni pressmeddelandet till övriga media direkt efter publicering.
Skicka pressmeddelandet via mejl, med rubriken i ämnesraden. Klistra in texten direkt i mejlet. Använd uppdaterade egna sändlistor eller använd en distributionstjänst, till exempel Cision News eller Mynewsdesk. Överväg att inkludera opinionsbildare, bloggare och andra intressenter i era sändlistor.
Lägg ut pressmeddelandet på er hemsida samtidigt som det skickas ut. Den som vill kan då verifiera informationen och ta del av eventuellt extramaterial. Länka också till det i era digitala kanaler.
Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att snabbt ringa tillbaka till journalisten.
Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, så att de är begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert område. Läs mer om hur ni förbereder er under ”20 tips om intervjuer”.
Många företag och organisationer kan anpassa sina pressmeddelanden till regionala och lokala medier med särskilt framtagen statistik. Med länets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt.
Skriv inte mer än motsvarande en A4-sida. Ju längre text, desto större risk att redaktionen missar nyheten.
Fall inte för frestelsen att pressa in olika nyheter i ett och samma pressmeddelande. Det förminskar värdet av varje enskild nyhet. Två nyheter redovisas i två olika pressmeddelanden.
Använd inte förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En text som inte behöver skrivas om för att platsa i tidningen leder lättare till publicitet.
Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var aldrig ensam om att korrekturläsa texten och testa gärna läsbarheten på någon utomstående.
Skicka inte pressmeddelandet på eftermiddagen – då är de flesta reportrar upptagna. Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta till nästa dag, om det är möjligt.
Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Ring hellre redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.
