Pr-handboken Kapitel 38

10 tips om frågor och svar-dokumentet

Ett frågor och svar-dokument är användbart inför större beslut, viktiga intervjuer eller kommunikation i kris. Med genomtänkta svar på sannolika frågor minskar risken att ni fattar ett dåligt beslut, blir defensiva i intervjun eller står svarslösa i krisen.

Läs mer om vår heldagskurs Skapa mer publicitet och hör gärna av dig till Katalin Herngren om du vill ha fler tips.

1. Bestäm målgruppen

Klargör vilken målgrupp som är viktigast i sammanhanget, exempelvis kunder, medarbetare eller beslutsfattare. Utgå från målgruppens behov när ni formulerar era svar.

2. Samla in frågor brett

Lista alla frågor som era olika målgrupper kan tänkas vilja ha svar på. Ta hjälp av flera kollegor eller andra personer med utifrånperspektiv.

3. Fokusera på väntade frågor

Välj ut de frågor som ni bedömer att det är mest sannolikt att ni får. Om ni skulle få en oväntad fråga är det ofta rimligt att svara ”jag vet inte, men låt mig ta reda på det”.

4. Börja med neutrala frågor

Inled gärna med att besvara ett antal neutralt formulerade frågor av typen vad, hur och varför. Ibland är de neutrala frågorna svårast att besvara på ett enkelt och tydligt sätt.

5. Utgå från budskapet

Bestäm vilket ert huvudbudskap är och återkom till det i så många svar som känns rimligt. Se samtidigt till att alltid svara på den ställda frågan, eller förklara varför ni inte vill besvara den.

6. Håll svaren korta

Svara kort och koncist, helst i bara en mening. Komplettera sedan med det ni själva tycker är viktigt att framföra, gärna begränsat till ytterligare en enkel och tydlig mening.

7. Använd talspråk

Svara på ett sätt som är både lätt att säga och enkelt att komma ihåg. Testa gärna hur svaren fungerar i muntlig kommunikation genom att säga dem högt till andra personer.

8. Skriv fristående svar

Formulera svar som kan stå för sig själva, även utan den inledande frågan. Ett citat som inte är beroende av journalistens fråga är lättare att använda.

9. Vinkla frågor negativt

Var inte rädda att använda en negativ tonalitet och vinkling i de kritiska frågorna. Ett trevligt och sakligt svar på en insinuant fråga väcker som regel sympati.

10. Sänk konfliktnivån

Försök att sänka konfliktnivån i svaren på kritiska frågor genom att lägga fram er sida av saken på ett nyanserat sätt. Visa omvärlden att ni är den resonabla parten genom att helt avstå från polemik.