Pr-handboken Kapitel 28

10 tips om event

Event skapar minnesvärda möten, väcker engagemang och bygger relationer. För att lyckas krävs ett tydligt syfte, noggrann planering och fullt fokus på deltagaren. Här är tio tips som hjälper er att arrangera professionella och populära event för externa målgrupper.

Läs mer om vår heldagskurs Bli en skicklig varumärkesstrateg och hör gärna av dig till Amelia Viklund om du vill ha fler tips.

1. Bestäm syftet

Formulera varför ni arrangerar eventet, för vem och vad ni vill förmedla. Låt syftet styra och våga välja bort sådant innehåll som inte bidrar till ett relevant och minnesvärt event.

2. Lär känna målgruppen

Sätt er in i deltagarnas behov, önskemål och drivkrafter. Anpassa format, tonalitet och aktiviteter så att eventet känns träffsäkert och skapar engagemang från start till slut.

3. Bjud in brett

Skicka inbjudan brett för att stärka varumärket och skapa nya kontaktytor. De flesta uppskattar att bli inbjudna och personer utanför kärnmålgruppen kan bli värdefulla deltagare.

4. Tajma inbjudan rätt

Skicka en väl tajmad inbjudan, till exempel två veckor före eventet med sista anmälningsdag en vecka senare. Hoppa över påminnelser för att signalera att era event är populära.

5. Använd en väntelista

Berätta att eventet är öppet för alla, men att antalet platser är begränsat. En väntelista ger arrangören flexibilitet och gör det lättare att skapa bredd och minnesvärda möten.

6. Sätt deltagaren i centrum

Ta emot varje gäst personligt och skapa en inkluderande atmosfär. Detaljer som namnskyltar, tydlig skyltning och engagerade värdar ökar trivseln och gör eventet minnesvärt.

7. Samordna alla detaljer

Se till att bemötande, miljö, teknik och servering hänger ihop och skapar ett enhetligt intryck. Genomtänkta detaljer signalerar professionalism och stärker upplevelsen av kvalitet.

8. Förstärk syftet med maten

Välj en meny som förstärker eventets syfte och skapar samtalsämnen. Erbjud specialkost, alkoholfria alternativ och en smakupplevelse som överraskar och välkomnar alla.

9. Testkör tekniken

Genomför ett genrep med alla medverkande, i rätt lokal och med rätt teknisk utrustning. Det minskar onödig stress och gör att ni kan lösa problem innan gästerna kommer.

10. Följ upp och tacka

Skicka ett personligt tackmejl nästa förmiddag. Ge gärna något extra genom att bifoga en presentation, länka till bilder från eventet eller föreslå ett möjligt nästa steg.