Pr-handboken Kapitel 149

10 tips om digitala möten

Digitala möten skapar flexibilitet och har stor potential att både minska restider och öka tillgänglighet. Samtidigt är det mer utmanande att skapa delaktighet och energi i ett digitalt möte, vilket ställer ökade krav på ett tydligt mötesledarskap.

Läs mer om vår heldagskurs Bli en skicklig moderator och hör gärna av dig till Andreas Rolfer Wrangö om du vill ha fler tips.

1. Testa tekniken

Se till att testa tekniken på förhand, mer än du egentligen tror är nödvändigt. Kontrollera att du hörs och syns ordentligt och att en eventuell presentation visas som den ska.

2. Avsluta annat

Stäng av mejl, webbläsare och andra program som du inte ska använda i mötet. Det minskar risken för att du delar fel skärm eller får notiser som stjäl uppmärksamhet.

3. Involvera alla

Hitta konkreta metoder för att uppmuntra alla att delta i diskussionerna. Du kan exempelvis inleda mötet med att välkomna och uppmärksamma deltagarna individuellt.

4. Slå fast regler

Bestäm tidigt några grundläggande förhållningsregler. Uppmana deltagarna att ha kameran påslagen, ljudet av och att den som vill tala ska begära ordet genom handuppräckning eller i chatten.

5. Var gärna två

Utse med fördel en kollega till biträdande mötesledare. Medan du pratar kan biträdande exempelvis hålla koll på chatten och uppräckta händer eller förbereda digitala grupprum.

6. Fördela ordet

Slå fast en tydlig talarordning genom att meddela vem som är nästa och nästnästa talare. Det skapar bättre flyt och större trygghet, eftersom deltagarna inte naturligt ser vem som är på tur.

7. Ge energi

För att ge energi i ett digitalt möte behöver du använda ditt kroppsspråk, le mycket och lyssna aktivt. Det är ofta enklare att nå igenom skärmen om du står upp och låter dina händer synas.

8. Använd verktygen

Växla mellan presentationer, omröstningar och digitala whiteboards för att skapa mer interaktion. Avsluta skärmdelningen så snart du kan så att deltagarna kan se varandra och samtalet blir mer levande.

9. Ta pauser

Planera in pauser och informera vid mötets början så att alla vet vad som gäller. En bra tumregel för att hålla uppe koncentrationen är tio minuters paus varje timme.

10. Undvik mötesmaraton

Lägg aldrig digitala möten rygg i rygg, bara för att det är tekniskt möjligt. Tänk på att du måste hinna såväl förbereda som sammanfatta och att alla behöver tid för återhämtning.