Kunskapsbanken Kapitel 179

10 tips om direktupphandling

Att direktupphandla pr-tjänster enligt LOU, för upp till 700 000 kronor per år, är ett snabbt och flexibelt sätt att hitta rätt pr-byrå. Med personliga möten, tydliga urvalskriterier och en fast budget kan ni göra en upphandling som är både smidig och fokuserad på kvalitet.

Läs våra svar på några vanliga frågor om hur direktupphandling av pr-tjänster fungerar och hör gärna av dig till Patrik Westander om du vill ha fler tips.

1. Analysera era behov

Klargör vilket problem ni vill lösa, vilka mål ni har och vilket stöd ni behöver från byrån. Var öppna för byråns förslag och lås inte upphandlingen vid ett färdigt upplägg.

2. Välj tre relevanta byråer

Identifiera tre byråer som verkar ha rätt kompetens och förståelse för era behov. Utgå till exempel från deras hemsidor, tjänstebeskrivningar och tidigare uppdrag.

3. Begränsa förfrågan till en sida

Formulera samma korta och tydliga förfrågan – helst på bara en sida – till alla tre byråer. Beskriv uppdraget och en process med fokus på möten snarare än skriftliga anbud.

4. Beskriv mål, ansvar och budget

Berätta kort vad ni vill uppnå med pr-arbetet och samarbetet med byrån. Förklara vilka resurser ni själva har, hur ni vill fördela arbetet och vilken budget som gäller.

5. Träffa rätt personer

Be att få träffa enbart de konsulter ni skulle samarbeta direkt med. Var tydliga med att syftet är att kunna utvärdera arbetsgruppen, inte andra företrädare för byrån.

6. Låt byrån ställa frågor i ett första möte

Presentera era behov i 10 minuter och låt sedan byrån ställa frågor i 30–40 minuter. Fokusera på tre viktiga urvalskriterier, till exempel engagemang, lyhördhet och insikt.

7. Utvärdera direkt

Resonera er fram till en samlad bedömning direkt efter mötet, gärna med en tiogradig skala. Om ingen av byråerna uppfyller era kvalitetskrav kan ni bjuda in fler.

8. Låt byrån berätta i ett andra möte

Ge byrån 30 minuter i det andra mötet för att beskriva hur de skulle lägga upp arbetet. Ställ frågor för att få en tydlig bild av upplägget och ett bra beslutsunderlag.

9. Be om offert och referenser

Om intrycket är positivt, be om en kort offert som innehåller arbetssätt, konsulter, tillgänglighet och ett fast pris. Be gärna även om kontaktuppgifter till tre kundreferenser.

10. Dokumentera processen

Skriv ner vad ni har bestämt och varför, för att underlätta uppföljning. Upphandlaren ska ”anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen”.