Pr-handboken Kapitel 70

10 tips om möten med beslutsfattare

Det bästa sättet att påverka beslut är att träffa och bygga relationer med de beslutsfattare som har inflytande över er fråga. Med goda förberedelser och ett lösningsorienterat förhållningssätt ökar ni era chanser till framgång i mötet.

Läs mer om vår heldagskurs Bli en skicklig lobbyist och hör gärna av dig till Johannes Krunegård om du vill ha fler tips.

1. Lär känna personen

Läs på om beslutsfattarens bakgrund, möjliga drivkrafter och vilket intresse personen kan ha av er fråga. Genom att vara pålästa skapar ni en bättre grund för samtalet.

2. Bestäm vad ni vill säga

Skriv ner ert påverkansbudskap och lista era viktigaste argument och frågeställningar. Öva på att framföra budskapet muntligt – kortfattat, tydligt och engagerande.

3. Var tydliga med syftet

Skriv en enkel mötesförfrågan, med en tydlig ämnesrad och högst fem meningar. Berätta vad ni vill diskutera och varför ett möte kan vara intressant även för beslutsfattaren.

4. Föreslå ett kort möte

Skriv gärna så här: ”Vi föreslår ett 30-minutersmöte – tio minuter för vår presentation, 20 för samtal.” Det visar att ni respekterar tiden och vill ha en dialog, inte bara leverera ett budskap.

5. Var två eller tre

Överlasta inte mötet med en stor delegation, men gå inte heller ensam. Genom att vara två eller högst tre kan ni ta olika roller i mötet och hjälpas åt att utvärdera efteråt.

6. Led mötet

Inled gärna så här: ”Vi börjar med vår presentation, håller tiden och avslutar med en summering.” Det visar att ni tar ansvar för mötet och agerar värd även om ni är hos beslutsfattaren.

7. Fråga för att förstå

Ställ öppna frågor som ”Vad ser du som möjlig väg framåt?” eller ”Vilka farhågor har du?”. Det visar att ni är lyhörda för beslutsfattarens perspektiv och vill förstå förutsättningarna bättre.

8. Ge positiv respons

Säg gärna något uppriktigt om vad personen har gjort bra i relation till er fråga. Personer med stort ansvar får ofta mycket kritik, men de behöver också få positiv återkoppling.

9. Lämna något material

Ge beslutsfattaren er rapport eller ett kort och lättläst dokument med budskap och kontaktuppgifter. Ett skriftligt material gör det lättare att komma ihåg er och att ta frågan vidare.

10. Följ upp direkt

Föreslå redan under mötet ett nästa steg och skicka dagen efter ett tackmejl med underlaget digitalt. Det visar att ni vill fortsätta dialogen och bidra till en lösning.