Pr-handboken Kapitel 131

10 tips om tydliga ansvarsförhållanden

Chefer som etablerar tydliga ansvarsförhållanden skapar goda förutsättningar för prestigelöst samarbete mellan motiverade medarbetare. Otydlighet leder däremot till osäkerhet, stress och konflikter.

Läs mer om vår heldagskurs Bli en skicklig ledare och hör gärna av dig till Birger Lycken om du vill ha fler tips.

1. Utse bara en ansvarig

Säkerställ att varje arbetsuppgift bara har en ansvarig. Fråga alltid vem av kollegorna som är ansvarig när du anar en otydlighet, exempelvis när du stöter på resonemang om delat ansvar.

2. Delegera totalt ansvar

Eftersträva att delegera både stort och totalt ansvar. Frihet och självbestämmande ger en känsla av kontroll och leder till ökad motivation.

3. Sätt tydliga ramar

Förtydliga vem som beslutar när ansvarsområden överlappar varandra. Klargör också i vilka situationer den ansvariga måste stämma av eller rapportera.

4. Formulera konkreta mål

Sätt tydliga och konkreta mål för varje ansvarsområde, gärna med koppling till era lönekriterier. Målen bör vara högt satta och möjliga för medarbetaren att nå.

5. Informera skriftligt

Ge alla berörda medarbetare skriftlig information om vem som är ansvarig för en uppgift. På så sätt säkerställer du att uppdraget blir tydligt definierat och att alla får samma bild.

6. Uppmuntra involvering

Inspirera ansvariga att informera och involvera, som ett sätt att skapa bättre beslutsunderlag. Betona samtidigt vikten av det egna ansvaret för samtliga beslut.

7. Coacha proaktivt

Följ upp delegerade ansvar på ett strukturerat sätt genom att visa intresse, lyssna fokuserat och ställa öppna frågor kopplade till målen. Stå emot frestelsen att själv ta över och ge råd.

8. Återkoppla löpande

Ge tät och regelbunden återkoppling om måluppfyllelse, med fokus på positiv feedback. Genom att ge mycket beröm och konstruktiv kritik bidrar du till utveckling och kvalitet.

9. Ta eget ansvar

Var ett föredöme som chef genom att själv ta mycket ansvar på dina områden. Visa genom praktisk handling hur varje enskild individ kan bidra till företagets utveckling.

10. Detaljstyr aldrig

Styr med hjälp av mål, riktlinjer och värderingar, men gå som chef aldrig in och detaljstyr inom en medarbetares ansvarsområde. Detaljstyrning underminerar ansvarstagande.