Pr-handboken Kapitel 149

10 tips om personlig produktivitet

Det moderna arbetslivet ställer höga krav på eget ansvar och effektivt samarbete med många. Med tydliga vardagsrutiner kan du fokusera på det viktigaste och minska onödig stress.

Läs mer om vår heldagskurs Bli en skicklig ledare och hör gärna av dig till Johannes Krunegård om du vill ha fler tips.

1. Skriv ner allt direkt

Anteckna tankar och idéer så fort de dyker upp för att få bättre överblick över dina uppgifter. Då kan du använda huvudet till annat än att komma ihåg vad du ska göra.

2. Samla allt osorterat i en inkorg

Lägg alla lösa tankar, mejl och uppgifter som du inte hunnit sortera på ett och samma ställe. Gå igenom denna inkorg regelbundet och bestäm vad nästa konkreta steg ska vara för varje sak.

3. Dela upp stora uppgifter

Bryt ner stora projekt i hanterbara delar för att göra dem mindre överväldigande. Ett stort skrivjobb kan delas upp i 20-minuterspass och en lång process i kortare faser.

4. Bestäm mål och nästa steg

Skriv ner både önskat resultat och nästa konkreta aktivitet i dina projekt. När du definierar det önskade resultatet tydligt så vet du också när du är klar med ditt arbete.

5. Ha bara en att göra-lista

Samla alla dina att göra-punkter i en enda lista som du regelbundet går igenom. Att se alla dina uppgifter på ett och samma ställe ger dig en bättre överblick och gör det lättare att prioritera.

6. Gör en sak i taget

Genomför hellre en sak ordentligt än flera saker halvdant. När du växlar mellan arbetsuppgifter tar det energi och tid att komma in i den nya uppgiften och du riskerar att tappa bollar.

7. Välj bort

Ta aktivt bort uppgifter som inte tar dig närmare dina mål. Att prioritera handlar lika mycket om att säga nej till oviktiga saker som att bestämma vad du ska göra.

8. Använd checklistor

Utveckla checklistor för uppgifter och projekt som upprepas flera gånger. När du har beskrivit hur vanliga arbetsmoment går till blir det lättare att både utföra dem själv och delegera dem.

9. Stäng av notiser

Bestäm själv när du ska läsa dina mejl och stäng av alla notiser i dator och mobil. Ständiga pling och popupfönster splittrar din uppmärksamhet och stör din koncentration.

10. Gör veckogenomgång

Avsätt tid en gång i veckan för att rensa bland mejlen, städa kalendern och uppdatera din att göra-lista. Tiden du investerar här sparar du snabbt in genom ökad kontroll.